Comment rédiger un communiqué “Invitation” pour attirer les médias à votre événement

Après avoir envoyé votre communiqué “Save the Date”, il est temps de passer à la deuxième étape cruciale de votre stratégie de relations presse : le communiqué d’invitation.
Ce document a un objectif simple : confirmer la venue des journalistes et leur fournir toutes les informations nécessaires pour couvrir votre événement efficacement.

Quand envoyer le communiqué d’invitation ?

Le timing est essentiel :

• 10 jours avant l’événement : premier envoi avec toutes les informations complètes.

• 2 jours avant ou la veille : rappel stratégique pour s’assurer que votre événement reste dans leur agenda.

Ce double envoi permet de maximiser le taux de présence des journalistes et de préparer le terrain pour une couverture optimale.

Structure efficace d’un communiqué d’invitation

1. En-tête visuel

Utilisez un visuel clé contenant :

• Date et lieu

• Thématique

• Logos des partenaires ou sponsors

2. Titre et sous-titre

• Titre : Invitation Presse : [Nom de l’événement]

• Sous-titre : Thématique ou slogan principal

3. Informations clés

Placez la date et l’adresse complète de manière très visible, sans ajouter de paragraphe introductif inutile.

4. Corps du texte

Exemple d’accroche :

“[Nom de l’organisateur] vous invite à [Nom de l’événement], le [Date] à [Lieu].”

Puis détaillez :

• L’objectif et le thème de l’événement

• Les personnalités présentes : nom, fonction, pays

Conseil : Mettez en avant les “têtes d’affiche” qui peuvent séduire les médias.

5. Inscription / Accréditation

Indiquez clairement le lien ou la procédure pour s’inscrire. Vous pouvez le centrer ou encadrer pour le rendre visuellement distinct.

6. Programme détaillé

Présentez le programme sous forme de liste :

• Jour 1 – 10h30 : Table ronde “Thème 1”

• Jour 1 – 14h00 : Conférence “Thème 2”

Ajoutez un lien vers le programme complet (PDF ou page web), avec :

• Noms et fonctions des intervenants

• Photos ou bios si disponibles

7. Contact presse

Nom, email et téléphone du responsable RP.

8. À propos de l’organisateur

Court texte de 4 à 5 lignes présentant votre organisation, son domaine d’expertise et son rôle dans le secteur.

Et après ?

Une fois votre communiqué d’invitation envoyé, les journalistes disposent de toutes les infos pratiques et du programme détaillé.
La prochaine étape : communiquer pendant l’événement pour nourrir les médias présents et toucher ceux qui n’ont pas pu venir, afin de multiplier les retombées presse et renforcer votre notoriété.